Такие документы должны иметь прежние реквизиты, определенный размер и формат. Предоставить их в налоговый орган разрешат любым удобным способом, даже на флешке.
ФНС России опубликовала на едином портале для разработки НПА проект ведомственного приказа, которым будут утверждены требования к формату документов, истребуемых для проверки или контроля инспекторами ФНС, если они изначально были составлены на бумажном носителе, а в налоговый орган проедставлены в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов). Доукоментом налоговая служба предпологает утвердить такие параметры документов, как:
- требования к формату истребуемых документов, составленных на бумажном носителе и представляемых в налоговый орган в отсканированной форме;
- форму уведомления проверяющих должностных лиц налогового органа о невозможности представления в установленные сроки документов (информации)
- формат указанного уведомления,
- способы предоставления скан-копий документов в территориальный орган ФНС.
С чем связана необходимость новых требований предоставления документов в ФНС
Федеральным законом от 01.05.2016 № 130-ФЗ в статью 93 НК РФ и статью 93.1 НК РФвнесены поправки, в результате которых налогоплательщикам разрешается предоставлять по требованию проверяющих из ФНС не бумажные, а отсканированные копии необходимых для проверки документов. Так как, законодатели определили саму возможность, но не регламентировали порядок передачи скан-копий в ФНС, налоговики решили урегулировать этот вопрос самостоятельно.
Какие скан-копии примет налоговая
В проекте приказа установлено, что любой документ, который изначально составлен на бумажном носителе, может быть преобразован в электронный образ путем сканирования с сохранением всех его реквизитов. Такая копия документа может быть предоставлена по требованию в налоговый орган, наравне с бумажной копией. Важно только, чтобы скан-копия отвечала требованиям, установленным ФНС. В их число вошли такие требования:
- Копия документа может состоять из одного или нескольких файлов изображений,
- Формат изображения документа может быть один из допустимых ( .tif , .jpg, .pdf, .png),
- Разрешение изображение не должно быть ниже 150 и выше 300 dpi (точек на дюйм),
- Цветопередача должна составлять не менее 256 градаций серого цвета.
Основной целью таких требований является обеспечение свободного чтения отсканированного документа, разборчивости всех необходимых реквизитов, виз, дат, штампов и печатей.
Направлять отсканированные копии в налоговые органы разрешается с использованием технологического xlm-файла, формат которого будет установлен ФНС. Передать этот фал можно как по электронным каналам связи в сети интернет, так и непосредственно инспектору, с помощью записывающих устройств, например флешки. Основное требование - все документы обязательно должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его законного представителя.